Condições da migração
Versão 1.0 · vigente desde 31/10/2026
Em poucas palavras
- Quem vem de outro sistema (4Medic, SoftClin, iClinic, Feegow ou planilhas) não paga para trazer os dados.
- Clínicas com até 5 mil pacientes não têm limite de horas.
- Acima de 5 mil pacientes, as primeiras 10 horas de trabalho da nossa equipe são grátis. Cada hora a mais custa R$ 150, sempre com orçamento aprovado pela clínica antes de começar.
- Nada é cobrado sem o seu ok por escrito.
1. O que a migração grátis inclui
A gente importa os dados que o sistema antigo entrega em planilha (Excel ou CSV) ou em arquivo ZIP com PDFs e imagens. Estão incluídos:
- orientação de como pedir a exportação ao sistema antigo;
- uma importação completa e mais uma reimportação no dia da virada (só agenda e financeiro do período);
- prévia de tudo antes de gravar, com opção de desfazer o lote inteiro;
- conferência por amostragem junto com a clínica (10 pacientes ao acaso);
- treinamento da recepção e dos profissionais.
2. Quando cada dado entra
| O que vem | Quando entra | Observação |
|---|---|---|
| Profissionais, procedimentos e convênios | Já no teste de 14 dias | Duplicados são juntados na conferência |
| Pacientes | Já no teste de 14 dias | Paciente com o mesmo CPF não é duplicado |
| Agenda futura | Já no teste de 14 dias | Histórico de agenda só se combinado |
| Financeiro em aberto | Depois da 1ª mensalidade paga | Contas a receber e a pagar |
| Prontuário (texto) | Depois da 1ª mensalidade paga | Depois da conferência, fica travado como prontuário finalizado |
| PDFs, exames e imagens | Depois da 1ª mensalidade paga | PDF, JPG, PNG ou WEBP, até 15 MB por arquivo |
3. Clínicas com mais de 5 mil pacientes
Acima de 5 mil pacientes, a migração é grátis até 10 horas de trabalho da nossa equipe. Cada hora que passar disso custa R$ 150.
- No levantamento, contamos pacientes, profissionais e o que vem do sistema antigo, e estimamos as horas.
- Se a estimativa passar de 10 horas, a clínica recebe um orçamento por escrito antes de começarmos.
- A clínica escolhe: aprova o orçamento ou reduz o que vem (por exemplo, só pacientes e agenda futura) para caber nas 10 horas grátis.
- Se durante a migração o trabalho for passar do orçado, avisamos e pedimos um novo ok. Nada é cobrado sem aprovação.
Exemplo: clínica com 12 mil pacientes, prontuário e PDFs, estimada em 18 horas. As 10 primeiras são grátis e as outras 8 custam 8 × R$ 150 = R$ 1.200.
4. Como contamos as horas
- Conta o tempo de pessoas da nossa equipe: limpar dados, ajustar colunas, conferir com a clínica, reimportar, reuniões e treinamento.
- Não conta o tempo que o sistema leva para importar sozinho nem o tempo de espera pelo sistema antigo.
- Não conta o tempo de ensinar o Acolhimed a ler as colunas de um sistema que ainda não conhecemos. Esse fica por nossa conta.
5. O que é cobrado à parte
Em clínica de qualquer tamanho, estes casos são cobrados por hora (R$ 150), sempre com orçamento aprovado antes:
- dados em papel, fichas escaneadas ou PDF que precisa ser digitado;
- banco de dados bruto (cópia do servidor do sistema antigo) no lugar de planilhas;
- reimportações além da do dia da virada, quando a clínica muda de ideia ou envia arquivos novos;
- limpeza grande de dados pedida pela clínica, como juntar centenas de procedimentos duplicados um a um.
6. O que não fazemos
- Não entramos no sistema antigo com a senha da clínica para copiar dados. Quem exporta é a clínica.
- Não recebemos arquivos de pacientes por WhatsApp, e-mail aberto ou pen drive sem senha. Só pela tela Migração do sistema ou por link com senha.
- Não prometemos data de virada antes de receber a exportação do sistema antigo.
7. Passo a passo
- Contrato e termo de dados. A clínica é dona dos dados (controladora, pela LGPD) e o Acolhimed só trata esses dados em nome dela. Veja a Política de Privacidade.
- Levantamento. Quantos pacientes, profissionais e convênios, o que vem e a data desejada da virada.
- Exportação. A clínica pede os arquivos ao sistema antigo. Se ele não tiver botão de exportar, o fornecedor é obrigado a entregar (portabilidade, LGPD art. 18, V).
- Importação com prévia. A tela mostra tudo antes de gravar. Se algo vier errado, o lote inteiro é desfeito.
- Conferência. A clínica abre 10 pacientes ao acaso e compara com o sistema antigo.
- Dia da virada. No fim do expediente, reimportamos só a agenda e o financeiro do período.
- Treinamento e acompanhamento de 1 a 2 semanas.
- Limpeza. Os arquivos exportados são apagados. O Acolhimed apaga a cópia temporária dele ao importar, ou em no máximo 7 dias.
8. O que cabe à clínica
- Pedir a exportação ao sistema antigo e enviá-la pelo canal seguro.
- Conferir a amostra e dar o ok antes da virada.
- Guardar o backup completo do sistema antigo antes de cancelá-lo: o prontuário deve ser mantido por pelo menos 20 anos (Lei nº 13.787/2018).
- Atualizar o aceite LGPD dos pacientes importados no próximo atendimento ou pela ficha online.
9. Mudanças nestas condições
Estas condições fazem parte do contrato do Acolhimed. A versão em vigor é a publicada nesta página na data em que a migração foi combinada. Dúvidas: WhatsApp (35) 99147-0074.